HƯỚNG DẪN

Thông tin cập nhật về quy định đấu thầu mua sắm hàng hóa – đặc biệt là các gói quà tặng, nhu yếu phẩm thường được công đoàn cơ sở tổ chức cho người lao động trong các dịp lễ, sự kiện. Tích hợp đầy đủ các thay đổi mới nhất từ Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 15/01/2025.

 HƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU MUA SẮM NHU YẾU PHẨM, QUÀ TẶNG CHO CÔNG NHÂN

Trong các dịp lễ như Tết, Trung thu, 1/6, 20/10, Tháng Công nhân…, nhiều công đoàn cơ sở có nhu cầu mua sắm quà tặng hoặc các combo nhu yếu phẩm để chăm lo đời sống vật chất cho đoàn viên, người lao động. Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà cung cấp cho các gói mua sắm này cần tuân thủ đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ và thuận tiện trong thanh quyết toán.

1. Gói thầu mua sắm hàng hóa là gì?

Là các gói thầu nhằm mua sắm các loại hàng hóa cụ thể, ví dụ:

• Combo quà tặng (Tết, Trung thu, 20/10…)
• Gạo, dầu ăn, nước mắm, nước giặt, bánh kẹo…
• Áo đồng phục, balo, túi xách, quà lưu niệm
• Phiếu quà tặng, phiếu mua hàng hoặc phiếu an sinh

Các gói này thường sử dụng ngân sách công đoàn và có quy mô từ vài chục triệu đến vài trăm triệu đồng, vì vậy cần xác định rõ giá trị gói thầu để áp dụng đúng hình thức lựa chọn nhà thầu.

2. 🧾 Khi nào cần đấu thầu? – Cập nhật hạn mức mới từ 15/01/2025

Dưới đây là các hạn mức lựa chọn nhà thầu mới nhất, giúp chủ đầu tư dễ dàng xác định phương thức thực hiện:

Giá trị gói thầu	Hình thức lựa chọn nhà cung cấp	Giải thích cụ thể
≤ 50 triệu đồng	Mua sắm trực tiếp	Không bắt buộc thực hiện đấu thầu. Thủ trưởng đơn vị có thể tự quyết định chọn nhà cung cấp, nhưng phải đảm bảo có hóa đơn chứng từ hợp lệ, hàng hóa phù hợp mục tiêu sử dụng.
> 50 – ≤ 300 triệu đồng	Chỉ định thầu rút gọn	Áp dụng với gói mua hàng có tính chất phổ thông, kỹ thuật đơn giản. Không cần tổ chức đấu thầu, nhưng phải có quyết định phê duyệt chỉ định và đánh giá năng lực tối thiểu của nhà cung cấp.
> 300 – ≤ 500 triệu đồng	Chào giá cạnh tranh hoặc mua sắm qua mạng	Cần lấy tối thiểu 3 báo giá hợp lệ từ các nhà cung cấp độc lập hoặc thực hiện trên hệ thống mua sắm công trực tuyến. Phải có biên bản đánh giá rõ ràng và lựa chọn công khai minh bạch.
> 500 triệu đồng	Đấu thầu rộng rãi	Bắt buộc tổ chức đấu thầu và công khai trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Thực hiện đầy đủ quy trình từ lập hồ sơ mời thầu, phát hành, mở thầu, chấm thầu đến phê duyệt kết quả.

Lưu ý: Tuyệt đối không được chia nhỏ gói thầu để tránh phải đấu thầu. Các hành vi chia tách không hợp lý sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.

3. Quy trình mua sắm cơ bản

Dưới đây là 4 bước cơ bản, phù hợp với đơn vị công đoàn, phòng tài chính hoặc cán bộ phụ trách mua sắm:

➤ BƯỚC 1: Xác định nhu cầu – lập kế hoạch mua sắm

• Xác định mục đích, đối tượng, loại hàng hóa, số lượng và thời gian trao tặng
• Dự toán chi phí và đề xuất chủ trương mua sắm

➤ BƯỚC 2: Phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu

• Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hình thức lựa chọn nhà cung cấp theo giá trị gói

➤ BƯỚC 3: Tổ chức thực hiện

• Nếu chỉ định: chuẩn bị báo giá, trình ký hợp đồng
• Nếu chào giá cạnh tranh: lấy ít nhất 3 báo giá hợp lệ, biên bản đánh giá
• Nếu đấu thầu rộng rãi: đăng thông tin trên hệ thống muasamcong.mpi.gov.vn, tổ chức mở thầu, chấm thầu

➤ BƯỚC 4: Ký kết – nghiệm thu – thanh toán

• Ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu
• Giao hàng, nghiệm thu, chụp ảnh minh họa, lập bảng kê phát quà (nếu có)
• Chuẩn bị hóa đơn, chứng từ để thanh toán

4. Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp

• Không chia nhỏ hợp đồng để né đấu thầu
• Ưu tiên nhà cung cấp có năng lực, có mã số thuế và xuất hóa đơn hợp lệ
• Giao hàng đúng tiến độ, có hỗ trợ đóng gói, dán nhãn hoặc phân phối theo danh sách
• Hợp đồng cần thể hiện rõ: số lượng, chất lượng, điều khoản thanh toán và bảo hành (nếu có)

5. Căn cứ pháp lý áp dụng

• Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (có hiệu lực từ ngày 15/01/2025)
• Nghị định hướng dẫn lựa chọn nhà thầu (ban hành theo luật mới)
• Thông tư hướng dẫn chi tiêu công đoàn và mua sắm công (của Bộ Tài chính & Tổng LĐLĐVN)

KẾT LUẬN

Việc mua sắm quà tặng, nhu yếu phẩm cho công nhân là hoạt động có ý nghĩa nhân văn sâu sắc, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự đúng luật, minh bạch và chuyên nghiệp. Nắm rõ quy định và áp dụng đúng hình thức lựa chọn nhà thầu sẽ giúp đơn vị:

• Dễ dàng quyết toán
• Đảm bảo uy tín và trách nhiệm pháp lý
• Tăng hiệu quả phối hợp với nhà cung cấp uy tín, bền vững