CHỨC NĂNG

Chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể tham gia trong một gói thầu mua sắm hàng hóa, dựa trên quy định của Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (có hiệu lực từ 15/01/2025). Nhằm phục vụ đối tượng là cán bộ kỹ thuật và quản lý có chuyên môn trong lĩnh vực đấu thầu và quản lý mua sắm công.

TỔNG QUAN VỀ CẤU TRÚC VÀ CÁC CHỦ THỂ THAM GIA GÓI THẦU

Gói thầu mua sắm hàng hóa thường là một hệ thống tác nghiệp phức hợp với sự tham gia của nhiều chủ thể, mỗi bên đảm nhiệm một vai trò cụ thể trong chuỗi tiến trình đấu thầu – từ lập kế hoạch đến nghiệm thu và quyết toán. Việc phân định rõ chức năng, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bên là nền tảng đảm bảo tính hợp pháp, hiệu quả và minh bạch của toàn bộ quá trình.

1. Chủ đầu tư

Chủ đầu tư là trung tâm quản lý và điều phối, chịu trách nhiệm toàn diện về pháp lý, tài chính và kỹ thuật trong suốt vòng đời của gói thầu.

Nhiệm vụ:

Xác định nhu cầu, phạm vi, quy mô và thời điểm triển khai gói thầu.
Lập, trình và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Lựa chọn hoặc thuê tư vấn tổ chức đấu thầu.
Ra quyết định lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng.
Quản lý tiến độ, chất lượng, chi phí và khối lượng thực hiện.
Tổ chức nghiệm thu, thanh toán, lưu trữ hồ sơ và thực hiện báo cáo giải trình.

2. Tổ chuyên gia đấu thầu

Là nhóm kỹ thuật/đánh giá do chủ đầu tư thành lập nhằm thực hiện các công việc chuyên môn về đấu thầu.

Nhiệm vụ:

Soạn thảo hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu.
Tổ chức tiếp nhận, mở thầu và chấm thầu.
Thực hiện đánh giá hồ sơ dự thầu theo tiêu chí được phê duyệt.
Lập báo cáo đánh giá và đề xuất kết quả lựa chọn nhà thầu.
Giải trình nội dung liên quan khi có yêu cầu từ đơn vị thẩm định hoặc người có thẩm quyền.

3. Đơn vị tư vấn đấu thầu

Là tổ chức độc lập có đủ năng lực chuyên môn và pháp lý để tư vấn một phần hoặc toàn bộ quy trình lựa chọn nhà thầu.

Nhiệm vụ:

Lập hồ sơ mời thầu và các tài liệu liên quan theo đúng quy định.
Hướng dẫn chủ đầu tư và hỗ trợ kỹ thuật trong phát hành hồ sơ, đánh giá và xử lý tình huống phát sinh.
Tham gia thương thảo, đàm phán và hỗ trợ ký kết hợp đồng.
Cam kết bảo mật, không xung đột lợi ích và chịu trách nhiệm về nội dung tư vấn.

4. Đơn vị thẩm định

Là cơ quan/bộ phận có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và đưa ra ý kiến thẩm định độc lập đối với hồ sơ và kết quả lựa chọn nhà thầu.

Nhiệm vụ:

Thẩm định tính hợp pháp và hợp lệ của kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả đấu thầu.
Rà soát tính chính xác về nội dung tài chính, kỹ thuật, pháp lý.
Đề xuất điều chỉnh hoặc từ chối phê duyệt nếu phát hiện sai phạm hoặc rủi ro.

5. Người có thẩm quyền

Là cá nhân đại diện cho cơ quan chủ quản hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt cuối cùng đối với các nội dung liên quan đến gói thầu.

Nhiệm vụ:

Phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả đấu thầu.
Ký quyết định phê duyệt các nội dung chính thức của gói thầu.
Xử lý tình huống vượt thẩm quyền của chủ đầu tư hoặc phát sinh đặc biệt.

6. Nhà thầu (đơn vị cung cấp hàng hóa)

Nhà thầu là bên cung ứng chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu và hợp đồng đã ký kết.

Nhiệm vụ:

Chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu đúng thời hạn, đầy đủ thông tin.
Đảm bảo chất lượng, số lượng, tiến độ và nghĩa vụ hậu mãi theo hợp đồng.
Xuất hóa đơn, thực hiện nghĩa vụ thuế và bảo hành (nếu có).
Tuân thủ các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng và pháp luật hiện hành.

7. Cơ quan thanh tra, kiểm toán, kiểm tra

Là các cơ quan độc lập kiểm tra, giám sát và đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện gói thầu nhằm đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả sử dụng ngân sách công.

Nhiệm vụ:

Rà soát hồ sơ, quy trình và kết quả đấu thầu.
Kiểm tra quyết toán, nghiệm thu, hồ sơ thanh toán.
Phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm hoặc đề xuất hình thức xử lý phù hợp.

KẾT LUẬN

Cấu trúc và chức năng của các bên tham gia trong gói thầu mua sắm hàng hóa tạo nên một hệ sinh thái pháp lý – kỹ thuật phức hợp, trong đó sự phân công rành mạch và phối hợp hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo:

Tính minh bạch và liêm chính trong quản trị công;
Tính chính xác và hiệu quả trong phân bổ nguồn lực;
Khả năng kiểm soát rủi ro và tuân thủ pháp luật;
Tăng cường niềm tin và trách nhiệm giải trình trong tổ chức.

CHỨC NĂNG

Giỏ hàng